Onboarding-Prozess: Mitarbeiterbindung beginnt mit Einstieg – Mit Befragungen und Feedbackerfassung das Onboarding optimieren

Schaffen Sie als Unternehmen gleich zu Beginn des Einstiegs eine erfolgreiche Employee Experience. Denn ein effektiver und begeisternder Onboarding-Prozess überträgt die anfängliche Euphorie eines neuen Mitarbeiters für den neuen Job und den neuen Arbeitgeber in eine langfristige Verbindung zum Unternehmen und schafft die Basis für ein hohes Employee Engagement.

Onboarding-Befragungen machen Schwächen im Einarbeitungs-Prozess neuer Mitarbeiter sichtbar und schaffen somit die Möglichkeit positiver Veränderung, damit Talente im Unternehmen bleiben

Was bedeutet Mitarbeiter-Onboarding?

Mitarbeiter-Onboarding bedeutet wörtlich übersetzt “an Bord nehmen”. Und dieses Thema ist von enormer Bedeutung! Das hat viele Gründe, und einen sehr bedeutenden: der Fachkräftemangel! In Zeiten, in denen es einen Mangel an Fachkräften gibt, können sich Mitarbeiter aussuchen, für welches Unternehmen sie arbeiten möchten. Ein Unternehmen muss also seinen Mitarbeitern schon einiges bieten, damit sie ihre Talente nicht an den Wettbewerb verlieren. Das Onboarding ist eine der wichtigsten Erfahrungen, die neue Mitarbeiter in einem Unternehmen machen. In dieser Phase ist für neue Talente alles fremd. Sie haben keinerlei Ideen über Arbeitsweisen, Geschäftsprozesse, informelle Regelungen, zur Organisationskultur, hinsichtlich der technischen Infrastruktur etc. Wenn ein Unternehmen bereits beim Onboarding keine gute Figur macht, dann ist es nicht unwahrscheinlich, dass ein Talent bereits in der Probezeit abwandert.

Identifizieren Sie daher im Onboarding-Prozess die Maßnahmen, die die neuen KollegenInnen sich wünschen bzw. erwarten und diesen im Onboarding am wichtigsten sind.

Studie: 84% sehen Optimierungsbedarf beim Onboarding

Warum das Thema Onboarding so wichtig ist, zeigt eine Studie der Haufe-Gruppe von 2017. 84 % aller befragten HR Verantwortlichen sehen einen Optimierungsbedarf. Vor allem die fehlende Systematik wird von den 227 Studienteilnehmern beklagt. Da ist es wenig verwunderlich, dass 15% aller beruflicher Neuanfänger bereits nach dem ersten Tag an Kündigung denken. Bei Führungskräften ist dieser Wert nochmal höher.

Was sind die Ziele des Onboardings

Fachliche Einarbeitung

Das Onboarding ist also ein enorm wichtiger Prozess. Selbstverständlich ist eines der Hauptziele des Onboarding-Prozesses nach wie vor die Reduktion der hohen Rekrutierungskosten und das Erreichen einer zügigen Einsatzbereitschaft und Produktivität neuer Mitarbeiter. Das bedeutet, dass alle notwendigen Arbeitsschritte schnellstmöglich erklärt werden und Arbeitswerkzeuge umgehend zur Verfügung stehen. Um dies zu erreichen, haben Unternehmen in der Regel einen ausgearbeiteten Plan dahingehend, wie der Onboarding-Prozess vonstatten gehen soll. Aber es geht nicht allein darum, einen fertig eingerichteten Arbeitsplatz mit einem bereitliegenden Mitarbeiterhandbuch vorzufinden. Onboarding-Experience heißt das neue Zauberwort, das Talente an Unternehmen binden soll. Onboarding-Experience meint, dass neue Mitarbeiter während der Einarbeitungsphase möglichst viele positive Erfahrungen machen sollen.

Soziale Integration

Neben des rein funktionalen Aspektes gibt es zudem auch den Aspekt der reibungslosen sozialen Integration neuer Mitarbeiter in die bestehende Organisationskultur. Psychologisch betrachtet gehört die Aufnahme einer neuen Tätigkeit zu einem sogenannten kritischen Lebensereignis. Das bedeutet, dass es ein einschneidendes Erlebnis für Mitarbeiter ist, eine neue Stelle anzutreten, was mit hohem Stress und Druck einhergehen kann. Daher ist es wichtig, neuen Mitarbeitern schnell eine “Heimat”  zu bieten, in der sie sich zurechtfinden und wohlfühlen können.

Ausgestaltung des Onboarding-Prozesses:
Tipps und Best Practices

Im Grunde muss der Onboarding-Prozess gar nicht intellektualisiert werden. Wenn man Vernunft walten läßt und einfachste soziale Gepflogenheiten berücksichtigt, dann ist im Grunde fast alles getan. Könnte man denken. Doch herrscht im Unternehmen etwa grundsätzlich eine Kultur der Ichbezogenheit, des Auflaufen lassens, der Missgunst oder gar des Mobbings, dann darf man sich nicht wundern, wenn das Onboarding frühzeitig scheitert und Ihre neuen Mitarbeiter bereits zu beginn wieder an Kündigung denken! Konzentrieren wir uns hier aber auf die “einfachen” und vernünftigen organisatorischen Vorgehens- und sozialen Verhaltensweisen, die für ein reibungsloses Onboarding sorgen.

Der erste Tag: Lassen Sie Ihre neuen Mitarbeiter erst einmal ankommen!

• Wichtig ist es, dass neue Mitarbeiter einen festen Ansprechpartner haben, also jemanden, der immer für Fragen, Rat und Tat zur Verfügung steht. Dieser Mensch sollte Ihren neuen Mitarbeiter persönlich am Eingang in Empfang nehmen. Erläutern Sie den Ablauf des Tages, geben Sie erste Orientierungen!
• Zeigen Sie Ihren neuen Mitarbeitern zunächst die neue “Heimat”, nämlich den Arbeitsplatz.
• Ein eingerichteter PC mit allen notwendigen Anwendungen, die benötigt werden, gehört zu den Pflichtaufgaben des Onboarding-Prozesses Auch bereits gedruckte Visitenkarten und ein Mitarbeiterhandbuch sowie ein Onboarding-Leitfaden mit einem Einarbeitungsplan gehören zum Standard-Repertoire.
• Machen Sie Mitarbeiter als erstes mit allen Menschen vertraut, mit denen sie unmittelbar zusammenarbeiten. Es muss nicht zwingend sein, dass Sie ein “Event” daraus machen, das kann auch überfordern. Eine persönliche Begegnung zu Beginn jedoch ist sehr wichtig.
• Geben Sie dem Team einen klaren Zeitplan. Im Idealfall sollte jedes Teammitglied mit den neuen Mitarbeitern ein persönliches Gespräch über Verantwortlichkeiten und Aufgabeninhalte führen.
• Führen Sie Ihre neuen Mitarbeiter durchs Haus, zeigen Sie ihnen alle wichtigen Einrichtungen, Räume, Institutionen und erzählen Sie währenddessen alles Wichtige über Gepflogenheiten, Pausenregelungen, Zuständigkeiten, an wen sich sich Ihre Mitarbeiter bei welchen Problemen und Herausforderungen wenden können.
• Erledigen Sie alle administrativen und organisatorischen Angelegenheiten, etwa Möglichkeiten der Kinderbetreuung, Personalangelegenheiten wie Übergabe von Dokumenten, Sozialversicherungsausweis etc.
• Zeigen Sie Ihren neuen Mitarbeitern, dass Sie an diesem Tag ganz für sie da sind und ihn nicht “zwischenbehandeln”.  Nehmen Sie sich also nichts anderes vor als Ihren neuen Mitarbeitern zur Seite zu stehen! Wenn dies aus organisatorischen Gründen nicht möglich ist, planen Sie erste Aufgaben ein, die Ihre neuen Mitarbeiter selbständig erledigen können. Und:  Geben Sie Ihren neuen Mitarbeitern etwas Zeit zum Durchatmen und überfordern Sie sie nicht mit zu viel organisatorischen Inhalten oder gar mit Hetzerei.
• Denken Sie daran, dass Sie nicht nur Manager und Fachkräfte im Unternehmen einstellen, sondern auch Menschen, die einfache Tätigkeiten ausführen. Lassen Sie keine Zwei-Klassen-Gesellschaft entstehen und gewähren Sie Mitarbeitern ALLER Hierarchien das selbe gründliche Onboarding.

Und wie geht’s weiter im Onboarding-Prozess?

• Vermitteln Sie Ihren neuen Mitarbeitern alle notwendigen Kompetenzen im Umgang mit Software-Tools und machen Sie sie mit Geschäftsprozessen vertraut, so dass eine schnelle Arbeitsaufnahme möglich ist. Nichts ist schlimmer, als dass Ihre neuen Mitarbeiter herumsitzen müssen, weil niemand da ist, der ihnen etwas erklären und vermitteln kann.
• Vermitteln Sie Ihren neuen Mitarbeitern die unternehmerischen Ziele, Werte, Visionen. Erläutern Sie ihnen die Möglichkeit etwaiger Weiterbildungsmöglichkeiten und Entwicklungschancen
• Zeigen Sie sich als Führungskraft regelmäßig, fragen Sie nach der Befindlichkeit und was Sie für Ihre neuen Mitarbeiter tun können.
• Die Teammitglieder sollten eine Teilverantwortung beim Onboarding neuer Mitarbeiters übernehmen. Ein Team ist nur so stark wie sein unerfahrenstes Mitglied, und es ist unerlässlich, dass jedes Teammitglied eine gewisse Eigenverantwortung für den Aufbau eines starken, zusammenhängenden Teams übernimmt.
• Während der Einarbeitungsphase sollten Sie Ihre neuen Mitarbeiter gezielt unterstützen. Das bedeutet, dass Sie Stärken und Schwächen ermitteln und Angebote zur Qualifizierung machen müssen.
• Führen Sie regelmäßig Feedback-Gespräche. Fragen Sie nach dem Stand der Dinge, gehen Sie den Einarbeitungsplan durch und seien Sie offen für Anregungen, fragen Sie gar aktiv danach. Denn neue Mitarbeiter sehen Ihr Unternehmen noch mit einer gewissen Distanz und ohne Betriebsblindheit.

Tipp: 9 Top-Trends für das Mitarbeiter-Onboarding

Onboarding-Feedback durch Onboarding-Befragungen

Qualitatives Feedback

Ein qualitatives und regelmäßiges Feedback zum Onboarding-Prozess ist extrem wichtig für alle Beteiligten! Dabei geht es einerseits  darum, die Erfahrungen zu verstehen, die ein Mitarbeiter während des Onboarding-Prozesses gemacht hat. Auf der anderen Seite ist das Feedback neuer Mitarbeiter ein enorm wichtiges Feedback für Führungskräfte, wie das Team “funktioniert” und wie der Onboarding-Prozess im Rahmen der Employee Journey für positive Erfahrungen auf Seiten der neuen Mitarbeiter sorgt, so dass diese emotional rasch mit dem Unternehmen im Sinne des Mitarbeiter-Engagement verbunden sind.

Quantitatives Feedback

Nicht vernachlässigen sollten Unternehmen die Erfassung von quantitativem Feedback im Rahmen des Onboarding-Prozesses via Kennzahlen, um eine gleichbleibende Qualität langfristig zu gewährleisten und Verbesserungspotentiale erkennen und Maßnahmen einleiten zu können. Quantitatives Feedback während des Onboarding-Prozesses läßt sich schnell und einfach mittels Online-Fragebogen erfassen uns in Echtzeit auswerten.

Beispiel-Fragen zum Mitarbeiter-Onboarding

Das Mitarbeiter-Onboarding ist ein sehr wichtiger Touchpoint innerhalb der Employee Journey. Onboarding meint im Grunde einfach die Verfahrens- und Vorgehensweise, wie neue Mitarbeiter in das Unternehmen eingeführt wird. Hierbei machen neue Mitarbeiter erste wichtige Erfahrungen mit dem Unternehmen, mit einzelnen Mitarbeitern, mit der technischen Infrastruktur, mit der Unternehmenskultur, den Sozialräumen, der allgemeinen Atmosphäre und mit dem Betriebsklima. Eine Befragung zum Onboarding also ist nicht einfach nur das Hinterfragen, ob der Prozess der Einarbeitung reibungslos erfolgt. Onboarding-Befragungen zeigen auch auf, welche Stimmung im Unternehmen herrscht, wie das allgemeine Klima ist, und zwar aus den Augen eines “Dritten”.

So in etwa könnte ein Fragebogen zum Onboarding-Feedback aussehen

• Wurden Sie freundlich und offen empfangen?
• Hat man Sie Ihren Kollegen am ersten Tag offiziell vorgestellt?
• Steht Ihnen ein persönlicher Ansprechpartner zur Verfügung?
• Haben Sie Zugriff auf alle für Sie wichtigen Ressourcen erhalten?
• Waren Sie grundsätzlich sofort arbeitsfähig?
• Wie gefallen Ihnen die Sozialräume des Unternehmens?
• Begegnen Ihnen Mitarbeiter freundlich und hilfsbereit?
• Lässt Sie das Unternehmen an einem Programm teilnehmen, bei dem die Unternehmenskultur, wie Werte, Diversity und Ideenmanagement erklärt werden?
• Hat man mit Ihnen über gegenseitige Erwartungen und Ziele gesprochen?
• Wissen Sie, an wen Sie sich bei Fragen wenden können, etwa bei…
  … Personalfragen
  … Fragen zur IT
  … Fragen zur Beschaffung von Büromaterialien
  … etc.
• Fühlen Sie sich während des Onboardings wertgeschätzt und willkommen?
• Konnten Sie bereits während des Onboardings beginnen Verantwortung zu übernehmen?
• Was könnten wir zukünftig beim Onboarding besser machen?

1:1 Live Online-Präsentation:
Onboarding-Befragungen durchführen mit der Employee Experience Plattform QuestionPro

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