Organisationsstruktur: Definition, Vorteile und Arten

Eine gute Organisationsstruktur ist einer der wichtigsten Faktoren, damit Ihre Mitarbeiter ihre Rolle im Unternehmen kennen und ihr volles Potenzial zur Erreichung der gesetzten Ziele einsetzen können.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, was eine Organisationsstruktur ist, welche Arten es gibt und welche Vorteile die richtige Umsetzung in Ihrem Unternehmen hat.

Was ist eine Organisationsstruktur?

Die Organisationsstruktur ist das System, mit dem die verschiedenen Komponenten einer Organisation geordnet und gesteuert werden, um ihre Ziele zu erreichen. Dieses System kann Regeln, Rollen und Verantwortlichkeiten umfassen.

Durch die Ausrichtung und Verknüpfung der Teile einer Organisation ermöglicht die Organisationsstruktur die Zusammenarbeit von Gruppen innerhalb ihrer einzelnen Funktionen und bestimmt den Informationsfluss zwischen den Unternehmensebenen, damit das Unternehmen seine maximale Leistung erbringen kann.

Die gewählte Organisationsstruktur beeinflusst den Erfolg einer Organisation bei der Umsetzung ihrer Strategie und ihrer Ziele.

Elemente einer Organisationsstruktur

Die Elemente bilden die Grundlage der Organisationsstruktur und sind für eine erfolgreiche Organisationsentwicklung unerlässlich. Eine gut durchdachte Struktur kann die Kommunikation, die Entscheidungsfindung und die Gesamteffizienz einer Organisation verbessern.

Die folgenden Elemente der Organisationsstruktur sollten Sie berücksichtigen:

• Abteilungen und funktionale Einheiten: Abteilungen stellen spezifische Bereiche innerhalb der Organisation dar, die jeweils einen eigenen Zuständigkeitsbereich haben. Dazu gehören u. a. Vertrieb, Marketing, Personalwesen, Finanzen und Produktion.
• Organisationshierarchie: Die Hierarchie definiert die Struktur der Befugnisse und Zuständigkeiten in der Organisation. Dazu gehören Ebenen wie das Topmanagement, das mittlere Management und die Mitarbeiter der operativen Ebene.
• Führungsgremien: Dies sind die Gruppen oder Einzelpersonen, die für strategische Entscheidungen und die Überwachung der Gesamtfunktion der Organisation zuständig sind. Dazu gehören der Vorstand und das obere Management.
• Befehlskette: Die Befehlskette ist die Linie der Autorität, die von der obersten Leitung durch die Organisation verläuft. Sie legt fest, wer wem unterstellt ist und wie Entscheidungen getroffen werden.
• Rollen und Verantwortlichkeiten: Jede Aufgabe hat spezifische Rollen und Verantwortlichkeiten, die erfüllt werden müssen. Die Definition dieser Rollen ist für die Klarheit und Effizienz der Organisation von wesentlicher Bedeutung.
• Interne Kommunikation: Die Struktur legt fest, wie die Kommunikation innerhalb der Organisation abläuft. Sie kann von oben nach unten, von unten nach oben oder in beide Richtungen erfolgen, je nach Organisationskultur und Bedürfnissen.
• Regeln und Verfahren: Hier werden die Regeln und Verfahren festgelegt, die das Verhalten und die Abläufe innerhalb der Organisation bestimmen. Dazu gehören Personalpolitik, Qualitätspolitik und vieles mehr.
• Organisationskultur: Die Struktur beeinflusst die Kultur der Organisation. Sie definiert die Werte, Überzeugungen und Normen, die von den Mitarbeitern geteilt werden.
• Organisationsstrategie: Die Struktur muss auf die Strategie der Organisation abgestimmt sein. Sie muss die Ziele und den Auftrag des Unternehmens unterstützen.
• Flexibilität: In einem sich ständig verändernden Geschäftsumfeld muss die Struktur flexibel genug sein, um sich an neue Möglichkeiten und Herausforderungen anzupassen.
• Skalierbarkeit: Sie muss es der Organisation ermöglichen, zu wachsen, ohne an Effizienz und Effektivität zu verlieren.
• Kontinuierliche Bewertung und Verbesserung: Die Struktur muss ständig überprüft und verbessert werden, um ihre Wirksamkeit und Effizienz zu gewährleisten.

Vorteile einer Organisationsstruktur

Im Folgenden finden Sie 5 Vorteile, die sich aus einer klaren Definition der Organisationsstruktur Ihres Unternehmens und ihrer Weitergabe an alle Teammitglieder ergeben:

1. effizientere Entscheidungsfindung

Organisationsstrukturen können so gestaltet werden, dass sie den Informationsfluss von den Mitarbeitern an der Front zu den Entscheidungsträgern in den Unternehmen fördern.

Der Informationsfluss, der sich aus einer Organisationsstruktur ergibt, kann genutzt werden, um eine schnellere und effizientere Entscheidungsfindung zu fördern.

Wenn verschiedene Arbeitsteams besser miteinander kommunizieren können, wirkt sich dies auch positiv auf die Organisationskommunikation des Unternehmens aus. Dies wird zu einer schnelleren und effizienteren Entscheidungsfindung führen.

2. Mehrere Unternehmensstandorte betreiben

Eine definierte Struktur hilft den Unternehmern, eine organisatorische Verwaltungskette zu schaffen, um sicherzustellen, dass alle Unternehmensstandorte nach den Standardverfahren des Unternehmens arbeiten.

Eine Organisationsstruktur trägt dazu bei, dass alle Unternehmensstandorte in ähnlicher Weise arbeiten und denselben Verfahren unterliegen, insbesondere bei Unternehmen, die aus der Ferne oder von überall aus arbeiten.

3. die Verbesserung der betrieblichen Effizienz

Organisationsstrukturen tragen dazu bei, die Aufgaben der Mitarbeiter und die für die Überwachung ihrer ordnungsgemäßen Durchführung zuständigen Personen abzugrenzen.

Durch die Aufteilung des Unternehmens in mehrere Teams oder Zweigstellen wird sichergestellt, dass alle Aufgaben und Verantwortlichkeiten, die für diese Abteilungen spezifisch sind, leichter erfüllt werden können. Wenn ein Mitarbeiter weiß, woran er zu arbeiten hat, kann er schnell und effektiv handeln.

Organisationsstrukturen können auch mit einer gewissen Flexibilität geschaffen werden, um neue Abteilungen oder Mitarbeiter hinzuzufügen, damit kein einzelner Manager im Unternehmen überlastet wird und um organisatorische Silos zu vermeiden.

4. Gesteigerte Leistung der Mitarbeiter

Wenn einem Mitarbeiter bestimmte Aufgaben und Zuständigkeiten klar zugewiesen werden, kann er in seinem Job gute Leistungen erbringen.

Eine Organisationsstruktur bietet den Mitarbeitern die nötige Orientierung, um jeden Tag ihr Bestes zu geben, und diese verbesserte Leistung kann auch zu einer höheren Arbeitsmoral und Zufriedenheit der Mitarbeiter führen.

5. Vermeidung von Doppelarbeit

Wenn die Mitarbeiter je nach ihren Fähigkeiten und Kenntnissen in Teams eingeteilt werden, wird das Risiko von Aufgabenüberschneidungen vermieden.

Wenn beispielsweise ein Projekt einem Team zugewiesen wird, wissen die anderen Teams, dass sie nicht dafür zuständig sind, weil sie auch ihre eigenen festgelegten Aufgaben haben.

Die Bedeutung der Organisationsstruktur

Die Festlegung einer Organisationsstruktur ist ein wesentlicher Schritt bei der Gestaltung eines jeden Unternehmens.

Die Struktur legt nicht nur die Hierarchie eines Unternehmens fest, sondern ermöglicht auch die Gestaltung der Gehaltsstruktur der Mitarbeiter.

Durch die Festlegung der Organisationsstruktur kann das Unternehmen die Besoldungsgruppen und Gehaltsstufen der einzelnen Positionen bestimmen und die Mitarbeiter und Funktionen in verschiedene Abteilungen einteilen, so dass die verschiedenen Tätigkeiten problemlos gleichzeitig ausgeführt werden können.

Bei der Gestaltung einer Organisationsstruktur muss das Unternehmen die Ergebnisse ermitteln, die die neue Struktur oder der neue Prozess erbringen soll, darunter:

Die wesentlichen Arbeitsplätze, die Anforderungen an bestehende Funktionen, neue Funktionen oder notwendige Änderungen, Schlüsselparameter, Verantwortlichkeiten, kritische Informationsflüsse und Entscheidungsbefugnisse nach Organisationsebenen.

Unterschied zwischen Organisationsstruktur und Organisationsdesign

Organisationsdesign ist der Prozess der strategischen Planung und Gestaltung einer Organisation im Hinblick auf ihre Ziele und Ressourcen, während sich die Organisationsstruktur darauf bezieht, wie Aufgaben und Mitarbeiter innerhalb dieser Organisation organisiert und aufgeteilt sind, um diese Ziele zu erreichen.

Die Gestaltung geht der Struktur voraus, da sie strategische Entscheidungen beinhaltet, die dann durch die Organisationsstruktur umgesetzt werden.

5 Arten von Organisationsstrukturen

Es gibt verschiedene Arten von Organisationsstrukturen, wie folgt:

1. Funktionale Organisationsstruktur

Die funktionale Struktur teilt die Arbeit und die Mitarbeiter nach Spezialisierung ein. Es handelt sich um eine hierarchische, in der Regel vertikal integrierte Struktur, die ein Unternehmen nach der Spezialisierung seiner Mitarbeiter gliedert.

In funktionalen Strukturen sind die Mitarbeiter direkt den Leitern ihrer Funktionsbereiche unterstellt, die ihrerseits einem Organisationsleiter unterstellt sind. Die übergeordnete Leitung muss die Fachabteilungen zentral koordinieren.

In dieser funktionalen Organisationsstruktur lässt sich Folgendes beobachten:

• Der CEO (Chief Executive Officer) steht an der Spitze der Hierarchie und ist für die gesamte Organisation zuständig.
• Der Vizepräsident für Produktion ist für die Überwachung der Produktionsabläufe zuständig und hat mehrere Abteilungen unter sich.
• Die Produktionsabteilung ist für den Produktionsbetrieb zuständig, wobei ein Betriebsteam für die Produktion und ein Qualitätskontrollteam für die Gewährleistung der Qualitätsstandards verantwortlich ist.
• Die Abteilung Engineering ist für Produktdesign und Prozessentwicklung zuständig, wobei jedem dieser Bereiche ein eigenes Team gewidmet ist.
• Die Logistikabteilung ist für die Verwaltung des Einkaufs und den Vertrieb der hergestellten Produkte zuständig und verfügt über spezialisierte Teams für jede dieser Funktionen.

2. Sparten- oder Multidivisionsstruktur

Bei einer Spartenstruktur werden die Arbeitskräfte und Angestellten in der Regel nach der Produktion eingeteilt, obwohl eine Spartenstruktur auch nach anderen Variablen wie Markt oder Region unterteilt werden kann.

Ein Unternehmen, das diese Methode anwendet, strukturiert sein Managementteam nach den Produkten, Projekten oder Tochtergesellschaften, die es leitet. Diese Art von Struktur ist nützlich, wenn sich die Produktbasis in Bezug auf Menge oder Komplexität vergrößert.

In dieser divisionalen oder multidivisionalen Organisationsstruktur lässt sich Folgendes beobachten:

• Der CEO (Chief Executive Officer) steht an der Spitze der Hierarchie und hat Weisungsbefugnis über die gesamte Organisation.
• Der Executive Vice President of Operations ist für die Überwachung des Gesamtbetriebs des Unternehmens zuständig und hat mehrere Abteilungen unter sich.
• Jede Abteilung konzentriert sich auf ein bestimmtes Geschäftsfeld, z. B. Elektronik, Mode und Dienstleistungen.
• Jede Abteilung hat ihre eigenen funktionalen Abteilungen, wie Forschung und Entwicklung, Produktion, Vertrieb, Design, Fertigung, Marketing, Beratung und technische Unterstützung.
• Einige Abteilungen, wie z. B. die Vertriebsabteilung, können in mehreren Abteilungen vorhanden sein, um ein spezifisches Management des Geschäftsbereichs zu gewährleisten.

3. Matrixstruktur

In einer Matrixstruktur werden die funktionale und die divisionale Struktur kombiniert, um eine duale Führungssituation zu schaffen.

Bei dieser Struktur werden die Mitarbeiter in verschiedene Bereiche oder Abteilungen aufgeteilt. In einer Matrixstruktur ist ein Mitarbeiter zwei Führungskräften unterstellt, die gemeinsam für die Leistung des Mitarbeiters verantwortlich sind.

In der Regel ist eine Führungskraft in einer Verwaltungsfunktion tätig, z. B. in den Bereichen Finanzen, Personalwesen, Informationstechnologie, Vertrieb oder Marketing, während die andere in einer Geschäftseinheit arbeitet, die mit einem Produkt, einer Dienstleistung, einem Kunden oder einem geografischen Gebiet in Verbindung steht.

4. Flache oder horizontale Organisationsstruktur

Die flache Organisationsstruktur macht die Hierarchie und die Befehlskette horizontaler und gibt den Mitarbeitern viel Autonomie.

Unternehmen, die diese Art von Struktur verwenden, haben eine hohe Umsetzungsgeschwindigkeit, da sie die typischen internen und externen Barrieren von Organisationsboxen beseitigen und alle Einheiten auf effiziente und flexible Weise miteinander verbunden sind.

Teams ersetzen Abteilungen, und die Organisation und die Lieferanten arbeiten so eng zusammen wie Teile desselben Unternehmens.

Alle, einschließlich der Geschäftsleitung, der Führungskräfte und der Mitarbeiter, werden in den Entscheidungsprozess einbezogen. Auch der Einsatz von Leistungsbeurteilungen, insbesondere mit 360-Grad-Feedback, ist üblich.

5. Modulare Organisationsstruktur

Modulare Strukturen unterscheiden sich von flachen Organisationen dadurch, dass die Komponenten eines Produkts ausgelagert werden.

Modulare Strukturen können einen Kernteil des Produkts intern halten und Nicht-Kernteile des Produkts auslagern.

Netze werden je nach Bedarf hinzugefügt oder entfernt. Damit eine modulare Struktur eine Option ist, muss das Produkt in Teile geteilt werden können.

Lieferanten auf der einen und Kunden auf der anderen Seite werden Teil der Organisation; die Organisation teilt Informationen und Innovationen mit allen.

Die Anpassung von Produkten und Dienstleistungen an den Kunden ist das Ergebnis von Flexibilität, Kreativität, Teamarbeit und Reaktionsfähigkeit. Geschäftsentscheidungen werden auf Unternehmens-, Abteilungs-, Projekt- und individueller Teammitgliedsebene getroffen.

Die Wahl der richtigen Organisationsstruktur

Die Wahl der richtigen Organisationsstruktur für ein Unternehmen kann ein komplexer Prozess sein und hängt von einer Reihe von Faktoren ab. Im Folgenden finden Sie einige wichtige Schritte, die Ihnen bei dieser Entscheidung helfen können:

• Analysieren Sie die Ziele und Strategien des Unternehmens: Machen Sie sich ein Bild von den Zielen des Unternehmens und den Strategien, die bereits umgesetzt werden oder für die eine Umsetzung geplant ist. So erhalten Sie ein klares Bild von den spezifischen Bedürfnissen und Anforderungen der Organisationsstruktur.
• Bewertung des externen und internen Umfelds: Untersuchen Sie das geschäftliche Umfeld, in dem Sie tätig sind, u. a. in Bezug auf Wettbewerb, technologische Veränderungen, wirtschaftliche und rechtliche Faktoren. Berücksichtigen Sie außerdem die interne Kultur und die Werte des Unternehmens sowie dessen Größe, geografische Ausdehnung und Branchenzugehörigkeit.
• Definiert Aufgaben und Zuständigkeiten: Legt die wichtigsten Aufgaben fest, die innerhalb der Organisation auszuführen sind, sowie die damit verbundenen Zuständigkeiten. Fassen Sie zusammenhängende Aufgaben zusammen und legen Sie fest, welche Funktionen oder Abteilungen für die einzelnen Aufgaben zuständig sind.
• Überlegen Sie, welche Strukturoptionen in Frage kommen: Analysieren Sie die Merkmale jeder Struktur und beurteilen Sie, welche am besten zu den Bedürfnissen Ihres Unternehmens passt. Berücksichtigen Sie dabei Aspekte wie Entscheidungsfindung, Kommunikation, Koordination und operative Effizienz.
• Bewertung von Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Stellen Sie sicher, dass die gewählte Organisationsstruktur flexibel ist und sich an Veränderungen im Geschäftsumfeld anpassen kann. Reaktionsfähigkeit und Agilität sind in einem dynamischen Geschäftsumfeld von entscheidender Bedeutung.
• Das richtige Gleichgewicht finden: Finden Sie das richtige Gleichgewicht zwischen Spezialisierung und Koordination. Zu viel Spezialisierung kann zu Fragmentierung und Fehlkommunikation führen, während zu viel Koordination zu Ineffizienz führen kann. Suchen Sie nach einer Struktur, die eine effektive Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Teilen der Organisation ermöglicht.
• Testen und anpassen: Führen Sie die gewählte Organisationsstruktur ein und bewerten Sie ihre Effektivität im Laufe der Geschäftsentwicklung. Nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen und Änderungen vor, um die Effizienz zu steigern und die Ziele zu erreichen.

Denken Sie daran, dass die Wahl der richtigen Organisationsstruktur nicht endgültig ist und möglicherweise überprüft und angepasst werden muss, wenn das Unternehmen wächst und sich verändert. Seien Sie offen für Anpassungen und lernen Sie aus den Erfahrungen, um die Organisationsstruktur Ihres Unternehmens kontinuierlich zu verbessern.

Welche Rolle spielt das Organigramm als Teil der Organisationsstruktur?

Das Organigramm ist eine grafische Darstellung der Organisationsstruktur eines Unternehmens oder einer Einrichtung. Es spielt eine grundlegende Rolle bei der Verwaltung und Kommunikation der Organisationsstruktur und erfüllt mehrere Schlüsselfunktionen:

• Visualisierung der Struktur: Das Organigramm bietet eine visuelle Darstellung der Hierarchie und der Anordnung von Abteilungen, Einheiten und Positionen innerhalb der Organisation. Dies ermöglicht es den Mitarbeitern, die Struktur und die Befehlskette leicht zu verstehen.
• Klarheit über Rollen und Verantwortlichkeiten: Im Organigramm werden die Aufgaben und Zuständigkeiten der einzelnen Positionen innerhalb der Organisation klar definiert. Dies hilft, Verwirrung und Überschneidungen von Funktionen zu vermeiden.
• Interne Kommunikation: Das Organigramm erleichtert die interne Kommunikation, da es zeigt, wer wem unterstellt ist und wie die verschiedenen Abteilungen und Bereiche zueinander in Beziehung stehen. Dies ist besonders nützlich für die Entscheidungsfindung und Problemlösung.
• Identifizierung von Schlüsselpositionen: Ermöglicht die schnelle Identifizierung von Schlüsselpositionen, wie z. B. Führungskräfte und Vorgesetzte, sowie von Bereichen oder Abteilungen, die für bestimmte Funktionen zuständig sind.
• Organisatorische Planung und Gestaltung: Hilft bei der Planung und Gestaltung der Organisationsstruktur. Es ermöglicht der Unternehmensleitung, die Wirksamkeit der bestehenden Struktur zu bewerten und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen.
• Orientierung für neue Mitarbeiter: Das Organigramm ist ein wertvolles Instrument für die Orientierung neuer Mitarbeiter, das ihnen hilft, die Struktur der Organisation und ihren Platz darin zu verstehen.
• Bewertung der Arbeitsbelastung: Mit Hilfe des Organigramms kann die Verteilung der Arbeitsbelastung auf die verschiedenen Abteilungen und Positionen bewertet werden, was für das Ressourcenmanagement von Nutzen sein kann.
• Erleichterung der beruflichen Entwicklung: Die Mitarbeiter können das Organigramm nutzen, um die beruflichen Entwicklungswege innerhalb der Organisation zu verstehen und sich Karriereziele zu setzen.
• Entscheidungshilfe: Führungskräfte können das Organigramm nutzen, um Schlüsselpersonen zu identifizieren, die an strategischen und operativen Entscheidungen beteiligt sein sollten.
• Nachschlagewerk: Es dient als schnelles Nachschlagewerk, um jederzeit auf Informationen über die Organisationsstruktur zugreifen zu können.

Organisatorische Struktur im Kundendienst

Eine Organisationsstruktur im Kundendienst ermöglicht es den Fachleuten, den bestmöglichen Kundendienst zu leisten, die Unternehmensziele zu erreichen und die Kunden zufrieden zu stellen.

Diese Struktur besteht aus der Hierarchie und den Rollen, die ein Unternehmen innerhalb seiner Kundendienstabteilung einrichtet.

Die Organisationsstruktur des Kundendienstes hilft den Fachleuten, die Erwartungen an ihre Aufgaben zu verstehen und zu wissen, an welche Manager und Teamleiter sie sich mit ihren Anliegen wenden müssen.

Indem sie dazu beitragen, die Hierarchie einer Abteilung besser zu definieren und den Fachleuten spezifische Rollen zuzuweisen, tragen die Organisationsstrukturen des Kundendienstes auch zur Bildung stärkerer, funktionellerer Teams bei.

Fazit

Wie Sie sehen, ist eine klar definierte Organisationsstruktur in Ihrem Unternehmen ein Schlüsselfaktor nicht nur für die interne Verbesserung, sondern auch für die Kundenzufriedenheit.

Tools wie QuestionPro CX ermöglichen es Ihnen, die Kundenerfahrung zu verwalten, indem Sie alle am Kundenservice beteiligten Mitarbeiter miteinander verbinden, um auf alle Kommentare, Beschwerden und Vorschläge effektiv und in Echtzeit reagieren zu können. Auf die gleiche Weise ermöglichen Ihnen Plattformen wie QuestionPro Workforce die Verwaltung der Mitarbeitererfahrung und das Einholen von Feedback aus Ihrem gesamten Unternehmen.

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